Административное управление

Административное управление (далее-Управление) осуществляет в пределах своей компетенции реализационные функции в сфере организации работы и обеспечения деятельности ИЗПИ, а также осуществляет снабжение и хозяйственное обслуживание предприятия и филиалов.

Управление осуществляет следующие функции и задачи:

• организация подготовки перспективных и текущих планов работы ИЗПИ по предложениям структурных подразделений, региональных центров и осуществление контроля за их исполнением;
• организация проведения совещаний, встреч, проводимых директором, оформление материалов, ведение протоколов совещаний и их рассылка;
• регистрация и хранение приказов и других документов ИЗПИ;
• организация комплексных проверок структурных подразделений, региональных центров;
• проведение сверок по исполнительной дисциплине с контрольными службами Министерства юстиции и взаимодействие с ними по вопросам совершенствования делопроизводства;
• организация ведения делопроизводства, учет и обработка корреспонденции, а также анализ документооборота;
• создание необходимых условий для работников, изучающих государственный язык, отбор преподавателей казахского языка, организация курсов и осуществление контроля за их функционированием, организация проведения открытых уроков;
• осуществление переводов документов, связанные с основной деятельностью ИЗПИ, редактирование и визирование документов, самостоятельно разрабатываемых и переводимых на государственный язык работниками структурных подразделений ИЗПИ;
• организация активного участия работников ИЗПИ на мероприятия по развитию государственного языка и приобщению к национальным традициям, проводимые Министерством юстиции РК;
• проведение тестирования по составлению документов на государственном языке, представление по результатам тестирования к поощрению наиболее отличившихся работников;
• координация деятельности филиалов;
• международное сотрудничество;
• маркетинг;
• претензионно-исковая работа;
• разработка кадровой политики в ИЗПИ;
• формирование и создание кадрового резерва, а также ведение банка данных о количественном и качественном составе кадров;
• оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством Республики Казахстан;
• заключение индивидуальных трудовых договоров с работниками;
• ведение, заполнение, хранение трудовых книжек работников;
• разработка графиков отпусков и контроль предоставления ежегодных оплачиваемых трудовых отпусков работникам;
• оформление ежегодных оплачиваемых трудовых отпусков в соответствии с утвержденными графиками;
• требование письменных объяснений у работников по поводу совершенных ими нарушений трудовой дисциплины;
• подготовка материалов для представления работников к поощрениям;
• подготовка материалов по привлечению работников к материальной и дисциплинарной ответственности;
• ведение всей отчетности по кадровым вопросам;
• организация проведения аттестации работников ИЗПИ и региональных органов, участие в анализе результатов аттестации;
• контроль за соблюдением работниками трудовой дисциплины и Правил внутреннего трудового распорядка в структурных подразделениях ИЗПИ и региональных центрах;
• ведение документации по делопроизводству отдела кадров;
• подготовка и выдача документов, подтверждающих трудовую деятельность работника;
• обеспечение сохранности документов, подтверждающих трудовую деятельность работников;
• обеспечивает исполнение и осуществляет руководство работой по снабжению и хозяйственному обслуживанию предприятия и филиалов;
• обеспечивает приобретение расходных материалов, ГСМ и других товарно-материальных ценностей; занимается их учетом, приемом и выдачей;
• комплектует партий материальных ценностей по заявкам о потребностях структурных подразделений предприятия и его филиалов;
• обеспечивает работников канцелярскими принадлежностями и предметами хозяйственного обихода;
• ведет соответствующий учет всех материальных ценностей;
• участвует в проведении ежегодной инвентаризации;
• прием, хранение и отпуск товарно-материальных ценностей, организует их размещение, обеспечивает сохранность складируемых товарно-материальных ценностей, соблюдение режимов хранение с целью предотвращения их порчи и потерь;
• обеспечивает противопожарные мероприятия, организует тепло и электропотребление.

Для выполнения возложенных основных задач и функций управление имеет право:

• осуществлять контроль за деятельностью структурных подразделений, региональных центров по вопросам, входящим в компетенцию ИЗПИ;
• запрашивать и получать в установленном порядке от структурных подразделений региональных органов ИЗПИ информацию и материалы, необходимые для выполнения возложенных на отдел задач и обязанностей;
• привлекать работников структурных подразделений и региональных центров ИЗПИ к решению вопросов по организации работы и обеспечению деятельности директора ИЗПИ;
• в пределах своей компетенции давать обязательные для исполнения указания структурным подразделениям и региональным центрам ИЗПИ;
• представительствовать, в установленном порядке, от имени ИЗПИ по вопросам, относящимся к компетенции отдела, во взаимоотношениях с государственными органами, а также другими организациями, в том числе с уполномоченным органом по вопросам занятости;
• давать разъяснения, рекомендации работникам ИЗПИ по вопросам, входящим в компетенцию отдела;
• требовать от всех работников, как принимаемых, так и работающих в ИЗПИ, своевременного предоставления первичных документов для обеспечения правильного ведения кадрового делопроизводства и учета кадров в ИЗПИ;
• требовать от всех работников ИЗПИ устранения выявленных нарушений при исполнении ими своих должностных обязанностей;
• организовать и проводить совещания, а также участвовать в совещаниях, проводимых в ИЗПИ.